【英会話・お役立ちフレーズ】電話でアポを取るときの便利なフレーズ

外国人のビジネスパートナーと仕事を共にすると、直接会う約束、いわゆる「アポイントメント」(appointment)を電話で取り付けたいシチュエーションも多くなるのではないでしょうか。ビジネス英会話初心者で、しかも電話での英会話となると、とても緊張してしまいます。今回ご紹介するフレーズを覚えて、自信をもって電話でアポを取れるようになりましょう。

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自分の名前と会社名を明確に

まず、電話をかけたら、ゆっくりと明確に、自分の名前を会社名を伝えましょう。そして、誰に電話を繋げたいのか、またどのような用件なのかも簡単に述べるとよいでしょう。

<例文>
Hello. My name is Hanako from ABC Service. May I speak to Mr. Brown, please?
(もしもし、ABCサービスのハナコと申します。ブラウンさんはいらっしゃいますか?)

My name is Takashi from XYZ Corporation. I would like to speak to Miss. Smith regarding our next meeting, please.
(XYZコーポレーションのタカシと申します。スミスさんと次の会議についてお話したいのですが。)

Hello. My name is Yoko from Tokyo Language School. I would like to speak to someone regarding human resource management, please.
(もしもし、トーキョーランゲージスクールのヨウコと申します。人事管理についてどなたかとお話したいのですが。)

ビジネスでの電話ですので、"I want to speak to XXX" (XXXと話したいです)という表現はカジュアルすぎるので避けた方がいいでしょう。


アポを取ったら必ず確認を

無事話したい相手に繋がったら、いつ会いに行けば都合がいいか、失礼のないように丁寧に伝えましょう。また、電話の最後に、必ずアポイントメントの日時を確認しましょう。

<例文>
Hello, Mr. Brown. It's Hanako from ABC Service. I am calling to see if you are going to be available sometime next week. I would like to discuss regarding the budget with you.
(もしもし、ブラウンさん。ABCサービスのハナコです。来週お時間ありますでしょうか。予算について話し合いたいのですが。)

Hi, Miss Smith. This is Takashi speaking. I was wondering if I could come to your office sometime soon to talk about Plan ABC with you.
(スミスさん、タカシです。プランABCについてお話したいのですが、近々お伺いしてもよろしいでしょうか。)

Okay, so that's next Wednesday at 2pm. I will see you then.
(わかりました。来週水曜日の午後2時ですね。ではその時にお会いしましょう。)

I look forward to seeing you on Monday at 10am.
(月曜日午前10時にお会いするのを楽しみにしています。)


アポイントメントを取り付けるフレーズは、少し長く感じますが、覚えておくととても便利です。電話でも声の雰囲気は伝わりますので、相手に見えなくても、笑顔で電話をかけるよう、しっかり覚えて練習しておきましょう。

by Yuka
日本で大学を卒業後、オーストラリアに渡り大学院を修了。現地企業での就職を経て、結婚・出産を機に退職。現在は三人娘の母として毎日育児に奮闘する傍ら、ビジネス文書の翻訳、またライターとして、海外生活や英語学習にまつわる記事を執筆しています。オーストラリア在住歴十数年。

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