《裏ワザを公開!》英語でのミーティングを乗り切るための具体的な工夫3点

こんにちは、Mieです。

以前、英語でのミーティングを乗り切るためのtipsを掲載しました。私がこれまでの経験から編み出した3箇条はこちら。

1. 前もって議題を共有しておく
2. 話の流れをイメージし、英語で言いたいことが言えるように予習しておく
3. ビジュアルで理解してもらえるような1枚資料を作成しておく

こちらを共有したところ、英語でのミーティング運営に苦戦している方から「ぜひ真似させてください」との感想をいただきました。とても嬉しかったです!

今回は、ミーティングの前にどんな準備をしているか、実例を交えながら具体的にご紹介したいと思います。

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1. 前もって議題を共有しておく

これはミーティングの日時調整をする際のメールで一緒にやっています。

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Meeting Agenda
1.
2.
3.
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みたいな感じで事前にトピックを挙げて「これについて話しましょう」というメールをしておくと、実際のミーティングに移った時も「最初の議題、次の議題…」と、スムーズに進行できていい感じです!

またこれは余談ですが、特にSkype等で遠隔で会議をする時。日時調整の際、相手先の現地時間もメールに書いておくといいと思います。あと、相手先の祝日とかも前もって配慮しながら日程調整ができるといいですね!

2. 話の流れをイメージし、英語で言いたいことが言えるように予習しておく

私の場合、まさにこんな感じでやっております。

Img_20160209_122007

※汚い字ですみません...!

話の流れを思い浮かべながら手元の紙に書きつけて、頭に浮かばなかった単語については軽くWebの辞書を引いておきます。これがあるとないとで安心感が全然違うし、より自信を持って話せると思います。予習は大切!さらに余裕があれば、オンライン英会話の先生相手に練習してもいいですね。


3. ビジュアルで理解してもらえるような1枚資料を作成しておく

ちょっとしたフローの説明や、もっと言うと「書式にはこの通りに記入してほしい」といった細かいことでも、異なる文化背景を持つ者同士が頭の中に同じイメージを思い浮かべるのは結構骨が折れるもの。私の場合、ちょっとしたことでもPowerPointで図式化したり、説明画像を作ったりして、見れば一発で分かってもらえるような準備をします。その方が楽なので!

たとえば。共有のフォーマットで事後修正する場合はこのようにしてほしい、といった指示ひとつでも、こんな画像をつくったりしています。

Mtg

こういった形で共有をしておくと、お互い認識合わせがしやすいですし、後で打合せと異なるオペレーションがあった時も指摘がしやすいと思います。


よかったら試してみてください!
Happy Learning!

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